Cómo gestionar el tiempo para ser más productivo

15 Jul Cómo gestionar el tiempo para ser más productivo

¿Agobiado por exceso de trabajo? ¿Piensas que 24 horas al día no son suficientes? Espero que mi guía sobre cómo gestionar el tiempo para ser más productivo en el trabajo te resulte útil.

Cada día somos todos un poco más «multitarea» y en muchas ocasiones nos vemos agobiados por exceso de carga de trabajo. Es cierto que en muchos casos es un exceso real de carga de trabajo pero también es cierto que con una buena gestión de nuestro tiempo somos capaces de abarcar , o rendir, mucho más de lo que nos pensamos. La idea no es asumir más carga de trabajo de la que podemos soportar, sino de obtener mejores resultados y rentabilizar más nuestro tiempo. Con ello conseguiremos eliminar esa sensación de agobio y ser mucho más productivos.

Veamos algunos consejos:

Planificación

¿Cuántas veces no nos hemos prometido a nosotros mismos que no volveremos a dejar otra tarea para última hora? Ya desde el colegio tendemos a «estudiar el último día antes del examen». Evidentemente no es la mejor forma de obtener los mejores resultados.

La planificación de tus tareas es fundamental. Marca en un calendario tus fechas clave como entregas de trabajos, reuniones importantes, etcétera y planifica tus semanas. Una buena opción sería dedicar unas horas del fin de semana a revisar tu agenda e ir organizando todo con la mayor precisión posible.

A la hora de dar plazos de entrega se realista y piensa en plazos que de verdad puedas cumplir. Si te comprometes a entregar un trabajo en un plazo de tiempo excesivamente breve, te arriesgarás a no poder cumplirlo y perderás a tu cliente además del tiempo invertido.

No te olvides de dedicar unas horas a la semana a tus aficiones, a «desconectar». Ya verás como gestionar el tiempo con el máximo detalle te permitirá incluso dedicarte más tiempo a ti mismo.

Elimina las distracciones y prioriza

Aunque no lo creas, le dedicamos mucho tiempo a lo largo del día a nuestros «ladrones de tiempo». Desconecta las notificaciones de tus aplicaciones personales, evita navegar por internet por motivos personales, consultar tus redes sociales o tu correo personal en horas de trabajo. Identifica tus distracciones y elimínalas de esas horas. Ya habrá tiempo después…

Normalmente «atacamos» el día sin control. Sabiendo las tareas que tenemos que hacer pero sin ordenarlas según su prioridad y perdemos mucho tiempo empezando una tarea sin haber terminado la anterior.

Organiza las tareas según su prioridad y haz dos categorías: importantes y urgentes. Empieza el día por las tareas más urgentes, y dentro de esta categoría, comienza por la que tengan mayor dificultad.

Planifica la gestión de tu email

Tenemos tendencia a consultar nuestro correo constantemente o atender enseguida a las notificaciones de nuevas entradas y lógicamente debemos atenderlas ya que en el trabajo es muy importante el email para poder atender a nuestro clientes, proveedores, etcétera, pero perdemos mucho tiempo realizando esto de forma desorganizada ya que interrumpimos la tarea que estamos desempeñando y nos desconcentramos.

Asigna unas horas o momentos concretos al día para revisar los correos y contestarlos. De esta forma serás mucho más efectivo.

Automatiza siempre que puedas

Según el trabajo que tengamos, podemos contar con ayuda de aplicaciones para programar ciertas tareas. Por ejemplo, si tenemos que publicar en redes sociales, podemos asignar en nuestra agenda unas horas concretas a la semana para programar nuestras publicaciones con aplicaciones como Metricool o Hotsuite.

También hay aplicaciones para automatizar procesos de facturación, envío de email a clientes con sus pedidos, albaranes, etcétera  que pueden ahorrarte algo de tiempo.

Delega

No podemos hacerlo todo. Siempre que puedas delega para eliminar carga de trabajo y poder centrarte en lo importante, en lo que solo puedas hacer tú.

Aprende a decir NO

Parece sencillo pero no siempre lo es, sobre todo si trabajamos en nuestra propia empresa o somos freelance. A veces, por miedo a perder un cliente o por no querer dejar pasar la oportunidad de hacer uno nuevo, no decimos «NO» a algo que ya sabemos de antemano que nos va a costar realizar y que en la mayoría de casos no va a tener un final feliz, por lo que no solo no habremos ganado a ese nuevo cliente si no que habremos perdido un tiempo muy valioso en vano. Decir NO a tiempo te ahorrará muchos disgustos además de un valioso tiempo para dedicarlo a tareas más productivas.

Descansa

Si no descansamos lo suficiente, difícilmente vamos poder rendir al máximo. Con descanso no me refiero solamente a dormir las horas adecuadas sino a dedicar tiempo a tus aficiones. Debemos tener nuestro tiempo de desconexión, de descanso, para retomar la actividad con toda nuestra capacidad, de lo contrario nos costará más tiempo del deseado realizar algunas tareas.

Aplicaciones para gestionar el tiempo

Hoy en día , además de la tradicional agenda de papel, tenemos a nuestra disposición una gran variedad de aplicaciones que pueden ayudarnos a gestionar el tiempo. Estas son algunas de las más usadas:

Google Calendar: Básica pero efectiva. En mi opinión, fundamental. Muy útil para programarte las semanas tal y como hemos comentado. Podemos programar alarmas para que nos avise de las citas o tareas importantes.

Trello: Es el gestor de tareas más popular. Es perfecto para asignar categorías a nuestras tareas y llevar el control de las mismas. También puedes compartir proyectos y usarla en equipo.

Jiffy: Herramienta para medir el tiempo que dedicamos a una tarea. Así sabremos el tiempo que debemos asignar a las tareas en nuestra planificación semanal. La única pega es que solo está disponible para Android.

Evernote: Un clásico. La aplicación más popular para tomar notas.

Espero que estos consejos te resulten útiles y te ayuden a gestionar el tiempo. ¿Tienes algún consejo más? ¿Cómo gestionas tú el tiempo?